Ülkemizde özel sektör kuruluşların Ar-Ge projeleri için destek sağlayan iki kurum mevcut: TÜBİTAK ve KOSGEB. Proje değerlendirme ve denetleme süreçlerini yirmi yıldan fazla bir zamandır yürüten TÜBİTAK, daha önceki yazımızda da bahsettiğimiz üzere birçok proje programıyla farklı segmentlere yönelik Ar-Ge projeleri için destek sağlıyor. Yalnızca KOBİ ölçeğindeki işletmelerin faydalanabileceği KOSGEB destekleri kapsamında yer alan Ar-Ge İnovasyon ve Destek Programı ile de Ar-Ge desteklerinden faydalanmak mümkün. İki kurumun da farklı değerlendirme ve denetim mekanizmasına sahip olması, proje programı seçimini önemli hale getiriyor. Bu sebeple yazımızda, iki kurumun sağladığı Ar-Ge desteklerini içerik, bütçe, değerlendirme ve hak ediş ödemeleri gibi parametreler doğrultusunda değerlendirmeye çalışacağız.

Ar-Ge Kavramına Bakış ve Proje Yazım Şablonları

Ülkemizde Ar-Ge kavramının belirlenmesinde Ekonomik Kalkınma ve İş birliği Örgütü – OECD tarafından yayımlanan Oslo ve Frascati Kılavuzları kullanılmaktadır. Frascati Kılavuzu, araştırma ve geliştirme üzerine tüm istatistiksel verilerin toplanmasına yönelik metodolojileri belirler. Oslo Kılavuzu ise yalnızca endüstriyel alandaki Ar-Ge datalarının toplanması ve kullanımına rehber oluşturur.

KOSGEB ve TÜBİTAK, bir fikrin Ar-Ge içeriğini değerlendirme aşamasında bu iki kılavuzdan faydalanır. Her iki kurumun da proje öneri dosyasının hazırlanmasında kullandıkları yazım şablonları;

• Proje fikrinin yenilik boyutu ve Ar-Ge içeriğini
• Proje sahibinin konu hakkındaki bilgi, deneyim ve uygun altyapıyı
• Ar-Ge çıktısının ticarileşme potansiyelini

ölçmeye yönelik bölümlerden oluşur fakat bu soruların soruluş biçimleri birbirlerinden  tamamen farklıdır. KOSGEB projelerinde Ar-Ge fikri teknik boyutu 16 alt soru başlığında, Ar-Ge fikri ticari boyutu ise 8 alt soru başlığında sorgulanır. TÜBİTAK projelerinde ise proje fikrinin anlatıldığı kısımlar üç temel bölümde sıralanır. İlk bölümde, Ar-Ge fikrinin Endüstriyel Ar-Ge İçeriği, Teknoloji Düzeyi Ve Yenilikçi Yönünün anlatılması beklenir. Bu bölümde, fikrin hayata geçirilebilmesi için devreye alınacak Ar-Ge sistematiği, projenin yenilikçi yönü ve projenin teknoloji düzeyi sorgulanır. İkinci bölüm olan, proje planı, proje organizasyon yapısı, kuruluş altyapısına ilişkin bilgiler ile risk yönetim planlarının ifade edileceği bölümdür. Bu bölüm ayrıca proje izleme aşamasında denetleyici tarafından projenin usulüne uygun yürütülüp yürütülmediğini değerlendirmek için ara çıktı planını içerir. Üçüncü bölüm ise, projenin hayata geçtikten sonraki ekonomik getirilerini hem firma hem de ulusal boyutta inceler. Bu bölümde yer alan başabaş noktası, projenin kendini ne kadar sürede amorti edeceğinin belirlenmesi açısından oldukça önemlidir.

TÜBİTAK projelerinde beklenen başvuru dosyası, gerek sorgulanan sorular gerekse bütçesel açıdan PMI – Proje Yönetim Standardı uygulamalarını büyük ölçüde karşılamaktadır. KOSGEB başvuru formları ise KOBİ ölçeğindeki işletmelerin proje yönetim kapasiteleri düşünülerek hazırlanmıştır ve TÜBİTAK’a göre nispeten daha kolay bir yazım formatına sahiptir. Fakat buna rağmen, sorgulanan sorular için ayrı bölümler oluşturulmaması pek çok proje sahibi için kafa karıştırıcı olabilmektedir.

Bütçesel Farklılıklar

TÜBİTAK Ar-Ge Projeleri Bütçe Kalemleri

Proje sahipleri TÜBİTAK destekleri çerçevesinde aşağıdaki proje gider kalemleri için bütçe talebinde bulunabilirler:

• Personel Giderleri
• Seyahat Giderleri
• Alet-Teçhizat-Yazılım-Yayın Alımları
• Ar-Ge ve Test Kuruluşlarına Yaptırılan İşler
• Hizmet Alımları
• Malzeme Alımları

Bu bütçe kalemleri arasında herhangi bir bütçe miktarı sınırlaması bulunmamaktadır. Örneğin bilişim projelerinde personel giderleri oldukça yüksek olurken, platform halinde prototip imalatının gerekli olduğu projelerde malzeme alımlarına ilişkin giderler personel giderlerinden daha yüksek olabilir. Her ne kadar giderler arası belirli bütçe sınırlaması getirilmese de, bu kalemlerin toplam bütçeye ve birbirlerine olan oranları çok önemlidir. Mesela ürün geliştirme amacıyla Ar-Ge projesi başvurusunda bulunacak işletme, proje sırasında prototip imalatı proje sonrasında ise seri üretimde kullanacağı bir üretim makinesini bütçesine eklediğinde maliyet kalemleri arasında önemli bir dengesizlik olacaktır. Oysa, Ar-Ge destekleri altyapının güçlendirilmesine yönelik olmayıp yalnızca seri üretime hazır hale getirilecek bir ürün üzerinde yapılacak diğer ilgili çalışmalar için sağlanmaktadır. Tüm bu gerekçeler gereği, proje içeriği ve çalışmalarını destekleyecek en uygun proje bütçesiyle başvuru gerçekleştirilmesi önemlidir.

TÜBİTAK’ın KOBİ ölçeğindeki firmalara ilişkin sağladığı desteklerdeki oranlar beyan edilen bütçenin %60 ila %75’i arasında değişmektedir. Tüm destekler geri ödemesiz desteklerdir. KOBİ’lerin başvuru gerçekleştirebileceği TÜBİTAK programlarına ilişkin detaylar daha önce yayımladığımız yazımızdan takip edilebilir.

KOSGEB Ar-Ge Projeleri Bütçe Kalemleri

Buradaki yazımızda da bahsettiğimiz üzere, KOSGEB Ar-Ge projeleri için girişimciler de başvuruda bulunabiliyor. Bu nedenle bütçe kalemlerinde, başlangıç sermayesi desteği, işlik desteği ve kira desteği kalemlerini de görmek mümkün. Girişimciler ek olarak işletmelere de sunulan destek imkanından faydalanabiliyor. KOSGEB projeleri, TÜBİTAK Ar-Ge projeleri ile hemen hemen aynı bütçe kalemlerine sahip olsa da Sınai ve Fikri Mülkiyet Hakları Desteği ile Tanıtım Desteği gibi proje sonrasındaki giderleri de kapsar nitelikte. Ayrıca KOSGEB projelerinde her gider grubu için bir bütçe sınırlaması getirilmiş durumda. KOSGEB projeleri gider kalemleri ve bu gider kalemlerine ilişkin üst bütçe limitleri aşağıdaki tablodan takip edilebilir:

KOSGEB Ar-Ge desteklerinde; TÜBİTAK desteklerinden farklı olarak geri ödemeli destek opsiyonundan faydalanmak mümkündür. KOSGEB’in hibe kısmında belirlediği üst bütçe limiti haricindeki makine ekipman ihtiyaçları için geri ödemeli desteklere de aynı proje içerisinde başvurulabilir. Geri ödemeli destekler, kredi olarak değerlendirilmemelidir. Çünkü, proje ihtiyacı için kullanılan ek bütçenin geri ödemelerinde herhangi bir faiz uygulanmaz. Geri ödemeler, proje bittikten 6 ay sonra başlanır. Her üç ayda bir yapılacak ödemelerle, proje sürecinde alınan geri ödemeli destek tutarı 8 eşit taksitle kuruma ödenir. Geri ödemeler için teminat istense de, teminat mektubu masraflarının %100’ünü KOSGEB karşılar.

Kalemler arasında bütçe limitleri olması, bazı özel durumlarda proje ihtiyaçlarını karşılayamayabilir. Bu durumda, TÜBİTAK projelerine başvuru gerçekleştirmek daha makul olacaktır. Ayrıca KOSGEB bünyesindeki proje desteklerinde, Ar-Ge süreçleriyle ilgilense dahi firma sahibi veya yönetim kurulu üyeleri için herhangi bir gider talebinde bulunulamaz. Bu durum, hem Ar-Ge hem de yönetim süreçlerini bir arada götüren yeni nesil teknoloji şirketlerini zor durumda bırakabilir.

KOSGEB projelerinde destek oranı %75’dir. Yerli makine ve ekipman alımlarında destek oranı %90’a çıkar. İlgili giderlerin yerliliğinin tespiti için ticaret odalarından alınan “Yerli Malı Belgesi” kullanılır.

Değerlendirme ve Yönetim Süreçlerindeki Farklılıklar

TÜBİTAK kapsamındaki desteklerde, proje başlangıç tarihi; en erken proje başvuru tarihinin ilk günü olabilir. Proje daha sonraki bir tarihte başlayacakmış gibi de iş planı yapılabilir. Kurum, proje değerlendirme süreçleri için mevzuatlar dahilinde 90 gün süre belirlemiş olsa da, ülkemizde yaşanılan gelişmeler nedeniyle son 1 seneden beri değerlendirme süreçlerinin bir hayli uzadığı söylenebilir. Proje başvurusu gerçekleştirildikten sonra kurum, projenin tüm süreçleriyle ilgilenecek TEYDEB uzmanının atamasını gerçekleştirir.

TEYDEB uzmanı, projenin mevzuatlara ve program başvuru şartlarına uygunluğunu kontrol ederek, ön değerlendirme süreçlerini tamamlar. Ön değerlendirme süreçleri tamamlanan projelere, proje bütçe büyüklüğü ve proje içeriğine göre belirli sayıda akademisyen atanır. Proje hakemi olarak adlandırılan akademisyenler, birbirlerinden habersiz olarak projeyi değerlendirmek için firma ziyaretlerinde bulunurlar. Ziyaretler sonrasında hakemler tarafından hazırlanan raporlar, TEYDEB uzmanına iletilir. TEYDEB uzmanı tüm raporları derleyerek, projeyi komiteye hazırlar. Belirli aralıklarla toplanan komitelerde proje nihai kararı belirlenir ve proje sonucu PRODİS sistemi üzerinden duyurulur.

Destek almaya hak kazanan projeler için Destek Karar Yazısı ve Proje Sözleşmesi hazırlanarak proje sahibi kuruma iletilir. Destek Karar Yazısı, projenin hangi bütçe şartları dahilinde desteklendiğini belirtir ve bu yazı sayesinde vergi dairesine başvurarak 5746 sayılı kanun indirimlerinden faydalanmak mümkün hale gelir.

KOSGEB projeleri, değerlendirme açısından TÜBİTAK projelerinden tamamen farklıdır. KOSGEB, proje başlangıç tarihini kurumun proje sahibi ile yapacağı sözleşmenin ilk günü olarak belirler. Diğer bir deyişle; projelere konu olacak giderler, proje sonucu belli olmadan başlayamaz.

Mevzuatlar dahilinde proje değerlendirme süreçleri için herhangi bir hedef süre belirlenmemiştir. Proje değerlendirme amacıyla toplanacak komite belirli sayıda projeye ulaşılmasının ardından olabilir. Bu nedenle başvuru yoğunluğunun fazla olduğu birimlerde, proje değerlendirme sürecinin de hızlı yürütüldüğünü söylemek yanlış olmaz. KOSGEB, projelerin ilk değerlendirme aşamasında herhangi bir akademisyen görevlendirmesi gerçekleştirmez. Projeleri değerlendirme aşamasında proje sahibi kurum KOSGEB’in belirlediği tarihte kurul ziyaretlerine katılım gerçekleştirir. Kurul değerlendirilmesine tabi tutulan projeler için kurul kararı KBS Sistemi üzerinden yayımlanır.

Proje İzleme ve Geri Ödeme Süreçlerindeki Farklılıklar

TÜBİTAK projelerinde izleme süreçleri 6 aylık periyodlarla gerçekleşir. Ocak – haziran arasına denk gelen aylara ilişkin giderler 1. dönem, temmuz – aralık arasına denk gelen aylara ilişkin giderler ise 2.  dönem mali raporları içerisinde beyan edilir. Yine bu dönemler için projenin hedeflere ve iş planına uygun olarak yürütülüp yürütülmediğini değerlendirmek için teknik raporlar kuruma beyan edilir. Projelerin 1. dönemleri için en geç 30.Eylül, 2. dönemleri için ise en geç 31.Mart tarihlerinde raporların online ve ıslak imzalı olarak kuruma iletilmesi gerekmektedir. Kuruma iletilecek mali raporların kontrol süreçlerinden proje için çalışılacak Yeminli Mali Müşavir sorumludur.

İletilen raporlar, proje başvuru aşamasında görevlendirilen TEYDEB uzmanı tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulduktan sonra, proje değerlendirme süreçlerinde görevlendirilen akademisyenlerden biri “izleyici” olarak tekrar firma ziyaretinde bulunur. İzleyici raporu, mali rapor kontrolleri ve uygunluğun tespiti ardından projelerin dönem hak edişleri gerçekleşir.

Şayet firma kuruma teminat mektubu sağlayabilirse, ön ödeme imkanından faydalanabilir. Ön ödemede, proje bütçesinin %25’i kurum tarafından özel olarak açılacak hesaba yatırılır. Bu hesaptaki tutar, yalnızca proje harcamaları için kullanılmalıdır.

KOSGEB projelerinde Proje Geliştirme Desteği haricindeki destek kalemleri, herhangi bir süre beklemeden ödeme tamamlandıktan sonra kuruma sunulur. Üç ayda bir KOSGEB’in proje için görevlendirdiği akademisyen ziyaretlerinin ardından, izleme raporu denetçi tarafından oluşturulur ve proje ödemeleri firmanın hesabına yapılır. Proje Geliştirme Desteği kaleminin alt kalemlerinde yer alan danışmanlık, eğitim, sınai haklar, tanıtım, seyahat ve test analiz giderleri için satın alma gerçekleşmeden kurumdan onay alınır.

KOSGEB projelerinde ön ödeme imkanı bulunmamaktadır. Fakat, mal veya hizmet alımı gerçekleştirilecek firmanın vergi borcu bulunmaması halinde “hizmet sağlayıcıya ödeme” opsiyonundan faydalanabilir. Bu seçenekte, proje sahibi; ilgili gider kaleminin destek oranı kadarki bölümünü ve faturanın KDV’sini satın alma işlemini yapacağı kuruma ödemek zorundadır.

Sonuç

Görüldüğü gibi iki kurum da temelde değerlendirme ve ölçme aşamalarında aynı kılavuzları kullansa da pratikte bambaşka uygulamalara sahiptir. Bu nedenden ötürü, Ar-Ge projeleri olan KOBİ’lerin, proje başvurusu gerçekleştirmeden önce birçok farklı kriteri göz önünde bulundurmalarını tavsiye etmekteyiz.