TEYDEB Proje başvuru dokümanı hazırlamak başlangıçta bir form doldurmak gibi gelir. Bu görüş kısmen doğrudur ancak doküman Ar-Ge sistematiği esas alınarak hazırlanmalıdır. Özel sektör – özellikle KOBİ’ler – proje yönetim süreçlerinde bir plana bağlı kalmak istemez. Bunun nedeni, şirketlerin iş yapma kültürlerindeki farklılıklar ve kurumsallaşmanın önündeki handikaplardır. Buna karşın, TEYDEB projeyi desteklemek için kusursuza yakın bir proje anlatısı bekler.
Son yıllarda üretken yapay zeka proje yazım sürecini kolaylaştırdı. Şüphesiz bu durum ekiplerin beklenen TEYDEB proje başvuru dokümanı hazırlamasına katkı sağlıyor. Ancak; yapay zekanın özellikle araştırma bütünlüğü ve özgünlüğü ile gizliliğin korunmasına ilişkin eksiklikleri sorun oluşturuyor. Bu noktada, TEYDEB tarafından yayınlanan rehbere değinelim. Ek olarak ilgilileri bu yazımızı okumaya davet edelim.
Bir önceki yazımıda TEYDEB proje bütçesi nasıl hazırlanır sorusuna yanıt aramıştık. Bu yazımızda ise TEYDEB başvuru dokümanı hazırlama süreçlerine değineceğiz.
TEYDEB Proje Başvuru Dokümanına Genel Bakış
TEYDEB başvuru dokümanı, A’dan G’ye yedi ana bölümden oluşur. A bölümü kuruluş bilgileri ve proje özetini sorgular. F bölümü proje bütçesini, G bölümü ise ekleri kapsar. Bu bölümler teknik ve idari açıdan eksiksiz doldurulmalıdır. Ancak başvurunun kaderini belirleyen asıl ağırlık B, C ve D bölümlerindedir.
TÜBİTAK TEYDEB projeleri başvuru aşamasında üç temel soruya yanıt arar. İşte bu yanıtlar da B, C ve D bölümlerinde ifade edilenlerde saklıdır. Kısaca şöyle değinelim;
B Bölümü – Projenin endüstriyel Ar-Ge içeriği, teknoloji düzeyi ve yenilikçi yönlerini kapsar. Yani kısaca; “Bu proje gerçekten yenilik mi?” sorusunu yanıtlar.
C Bölümü – Proje planı, yönetim organizasyonu ve kuruluş altyapısını içerir. Bu bölümün sorusu şudur: “Ekip ve mevcut altyapıyla yeterli mi?”
D Bölümü – Projenin ekonomik yarara ve ulusal kazanıma dönüşebilirliğini, yani ticarileşme planını ele alır. “Bu proje ülkeye ne kazandırır?” sorusu arkaplandadır.
E bölümündeki risk ve finansman yapısı ise bu üç boyutu tamamlayan kritik bir destekçidir. Projenin risklerini öngören ve finansal sürdürülebilirliğini ortaya koyan bir E bölümü, projeye duyulacak güveni pekiştirir.
Proje Başvuru Ortamı – PRODİS
TEYDEB proje başvurularını firmalar PRODİS (Proje Değerlendirme ve İzleme Sistemi) adlı portal üzerinden yapar. Şirketler bu sistem üzerinden yalnızca başvuru oluşturmakla kalmaz. Ek olarak proje sürecini, değerlendirme aşamalarını ve izleme adımlarını da yetki bazlı olarak takip eder. PRODİS’i yalnızca firma yetkilisinin izin verdiği kişi veya kişiler kullanır. Sisteme giriş, TC Kimlik Numarası ve kişinin belirleyeceği giriş şifresi ile sağlanır.
Yetki rolleri şunlardır:
Kuruluş Yetkilisi – PRODİS sistemi üzerinden yetkileri ve kuruma gönderilen her türlü doküman, rapor, fizibilite dosyası vb gibi çıktılara E-imza ile onay veren kişidir.
Firma Kullanıcısı – PRODİS sistemini firma adına kullanmaya yetkili kişidir. Bu kişi, projede maliyet erişim yetkisine sahipse tüm proje bütçesini yönetir. Bazen projelerde teknik ve mali süreçleri takip edecek kişiler farklıdır. Bu durumda firmalar sisteme birden fazla firma kullanıcısı tanıtır.
Ön Kayıt Sorumlusu – Bu kişi, ön kayıt süreçlerinde gerekli firma mali bilgileri yönetir.
Tüm bu yetki süreci tamamlandığında, firma projesini PRODİS’e tanıtmaya başlar. Aşağıdaki görselden de izlenebildiği gibi sol tarafta proje bölümleri sıralanmıştır. Bu bölümlere tıklandığında o bölüm içindeki alt sorulara ulaşılır. Her bölüm için belirli bir karakter kullanım limiti vardır. Kalan karakter sayısının takibi için bölüm üzerindeki harf sayacı vardır.
Bu bölümü bitirmeden önce biraz metodolojiden bahsedelim. Projelerin direkt bu ekranlar üzerinden hazırlanması bir tercihtir. Fakat sistem, güvenlik gereği yalnızca belirli bir süre oturumu açık tutar. Şayet geliştirilmiş textlerin herhangi bir kopyası yoksa ve belirli bir süre zarfında bölüm kaydedilmezse, kayıplar yaşanır. Bu da doğal olarak efor kaybına neden olur. Bu nedenle proje dosyasını sisteme yüklemeden önce farklı ofis araçlarında çalışmak güvenli bir çözümdür.
TEYDEB Başvuru Dokümanı Hazırlama Süreci Nasıl Başlar?
Başvuru dokümanı hazırlığının öncesinde fikir kesinleştirilir. Bunun için şu üç temel sorunun yanıtı önemlidir:
Ne yapacağız? – Teknik problem ve çözüm yaklaşımı net mi?
Neden Ar-Ge? – Bu iş rutin bir geliştirme işi mi? Yoksa gerçekten bir teknik belirsizlik mi?
Ne Elde Edeceğiz? – Çıktı ne, ticarileşme nasıl olacak?
Tüm bu süreç tamamlandıktan sonra proje yazımına geçilir. Proje yazımına nereden başlanacağı kişiden kişiye değişir. Bazı kişilere PRODİS üzerindeki sırayı takip etmek daha mantıklı gelir. Bazılarıysa paralel çalışmayı sever. Yani hem C hem B bölümlerini bir arada götürür.
Yazım süreci başlangıcında unutulmaması gereken şey, proje başvurunu tek kişi hazırlamaz. Bir projenin ortaya çıkmasında;
Teknik ekip – Problem tanımı, çözüm önerileri, bütçe
Mali ekip – Bütçe
Satın alma ekibi – Bütçe
Satış ekibi – Ekonomik öngörüler, pazar bilgileri
İK ekibi – Personel organizasyonu
görev alır. Bu kişilerin koordineli ve zamanında projeyi hazırlayan ekibe bilgi sağlaması gerekir. Bu süreci start-uplar ya da orta ölçekli KOBİ’ler farklı açılardan kolay yürütür. Ama ölçek ne olursa olsun, özellikle çağrılı program başvurularında kontrollü ama hızlı hareket etmek esastır. Farklı bir bakış açısıyla proje başvuru süreci de bir projedir ve proje yöneticisi/yazarı bu süreci maksimum faydayla yönetmelidir.
Alanında 15+ yıl deneyimli danışmanlarımız bu konuda farklı yaklaşımlar benimsiyor. Danışmanlarımızdan biri, şayet her şey netse B bölümünden başlamayı tercih ettiğini söyledi. Bir diğeri ise önce C ve F bölümlerini tamamladığını söyledi. Bu yöntemle, hem projenin sınırlarını çizer hem de süreci paralel yürütme imkânı elde ettiğini ifade etti. Böylelikle B bölümündeki Ar-Ge içeriği daha kolay oturttuğunu; ticarileşme planı ise bu ikisinin doğal bir uzantısı olarak şekillendirdiğini ekledi.
Tutarlılık: Üç Boyutun Ortak Dili
Proje yöneticisine nereden başlanırsa başlansın esas olan şey tutarlılıktır. Çünkü B, C ve D bölümleri birbirinden bağımsız sorular gibi görünse de hakem gözünde tek bir bütündür. Bu üç bölümün birbiriyle çelişmesi, teknik açıdan güçlü bir başvuruyu bile zayıflatabilir.
Örneğin B bölümünde özgün ve karmaşık bir Ar-Ge hedefi tanımlanmışken C bölümünde bu hedefe ulaşmak için yetersiz bir ekip ya da zayıf bir proje planı sunulması ciddi bir çelişki yaratır. Benzer şekilde D bölümündeki ticarileşme öngörüleri B bölümündeki teknik çıktılarla örtüşmüyorsa hakem projenin gerçekçiliğini sorgulamaya başlar.
Bu nedenle başvuru dokümanını hazırlarken üç boyutu ayrı ayrı değil, birbirini besleyen bir anlatı bütünü olarak kurgulamak gerekir. Teknik iddianız ne kadar büyükse ekibiniz ve planınız o iddiayı taşıyacak güçte olmalı; ticarileşme öngörünüz ise o teknik çıktının doğal bir uzantısı gibi okunmalıdır.
Sonuç
TEYDEB başvuru dokümanı, doğru kurgulandığında projenizin en güçlü savunucusuna dönüşür. Ancak bu kurgu; yalnızca soruları yanıtlamak değil, B, C ve D bölümlerinin birbiriyle tutarlı ve birbirini besleyen bir anlatı oluşturmasıyla mümkündür. Teknik iddianız ne kadar güçlüyse ekibiniz, planınız ve ticarileşme öngörünüz de o iddiayı taşıyacak güçte olmalıdır.
Sürecin karmaşıklığı, deneyimsiz ekipler için ciddi zaman ve efor kaybına yol açabilir. Bu nedenle pek çok KOBİ, başvuru sürecini profesyonel destek alarak yürütmeyi tercih ediyor.
diPMO olarak 17 yılı aşkın deneyimimizle TEYDEB başvuru süreçlerinde yanınızdayız. Proje fikrinizi birlikte değerlendirmek ve başvurunuzu en güçlü şekilde hazırlamak için bizimle iletişime geçin.
