TEYDEB proje bütçesi, TÜBİTAK 1501 ve 1507 programlarının kalbini oluşturuyor. Diğer projelerdeki gibi TEYDEB projelerinde de bütçe, Ar-Ge maliyet faaliyetlerinin maliyet planına ilişkin bilgi sunar. Bu nedenle projenin teknik içeriği kadar bütçe kurgusu da hakem değerlendirmelerinde önemli rol oynar.
Birçok başvuruda proje fikri güçlüdür fakat bütçe tutarsızlıkları projenin reddedilmesine neden olur. Bu nedenle bütçe hazırlanırken yalnızca gider kalemlerinin listelenmesi yeterli değildir. Aksine her giderin proje faaliyetleri ile ilişkisinin açık şekilde kurulması gerekir.
Bu yazıda TEYDEB proje bütçesi nasıl hazırlanır, TÜBİTAK 1501 ve 1507 projelerinde desteklenen gider kalemleri nelerdir ve bütçe hazırlanırken nelere dikkat edilmesi gerekir sorularını ele alıyoruz.
TEYDEB Proje Bütçesi Neden Önemli?
Giriş bölümünde de ifade ettiğimiz üzere, bütçe yalnızca finansal bir tablo değildir. Aynı zamanda projenin uygulanabilirliğini gösteren önemli bir göstergedir. Çünkü proje bütçesi maliyetler haricinde ilgililere şunlar hakkında bilgi sunar:
- Planlanan faaliyetler bütçeyle uyumlu mu?
- Personel planlaması mevcut mu?
- Projenin gerçekleştirilebilmesi için yeterli altyapı ihtiyacı ne? Bu altyapıların bütçeyle ilişkisi ne?
- Projenin kritik faaliyetlerine ilişkin maliyetlendirme nasıl yapılmış?
- Belirtilen ihtiyaçlar, proje sonrasında nasıl değerlendirilecek?
Bu nedenle iyi hazırlanmış bir TEYDEB proje bütçesi, projenin teknik planının da sağlam olduğunu gösterir.
TEYDEB Bütçe Kalemleri
Çoğu TEYDEB projesinde bütçe hemen hemen aynı kalemlerden oluşur. Bu kalemler Ar-Ge faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli maliyetleri kapsar. Bu kalemler;
- Personel Giderleri
- Seyahat Giderleri
- Alet-Teçhizat-Yazılım-Yayın Giderleri
- Ar-Ge Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere İlişkin Giderler
- Danışmanlık ve Hizmet Alımı Giderleri
- Malzeme Giderleridir.
Bu gider kalemlerinin ortak özelliği, proje faaliyetleri ile doğrudan ilişkili olma gerekliliğidir. Giderler bazında bütçe kalemlerini incelersek;
Personel Giderleri
TEYDEB proje bütçesinin en önemli kalemlerinden biri personel giderleridir. Çünkü Ar-Ge projelerinde en büyük maliyet genellikle insan kaynağıdır. Özellikle bilişim projelerinde personel giderlerinin toplam bütçeye oranı genellikle %90’ndan fazladır. Bu gider kalemi planlanırken, personelin projede alacağı rol dikkate alınır. Maliyetin oluşturulmasında verilen rolün yanında iş planında bu rolle ilişkili faaliyetin süresi de dikkate alınır.
Personel seçimlerinde, personel yetkinliği önemlidir. Örneğin, 1501 ve 1507 kodlu programlarda proje konusu ile alakalı eğitim görmüş en az bir adet lisans derecesine sahip firma çalışanı bir proje personeli olmalıdır. Aksi takdirde kurum hakem ataması sürecine geçmeden projeyi reddeder. Bu husus, çağrı dokümanında yer alan “Proje Değerlendirme Süreci” bölümünde açıkça belirtilmektedir.
Projede; kuruluş ortağı, yönetici, mühendis, tekniker, teknisyen ya da lise ve altı mezuniyete sahip personeller için maliyet belirtilebilir. Daha önce de ifade ettiğimiz gibi personel maliyetlerinin belirlenmesinde, personelin iş planına göre o işe ayıracağı zaman dikkate alınır. Şayet kuruluş mikro KOBİ ölçeğindeyse ve projesinde kuruluş ortağı görev alıyorsa, bu personel için gider talebinde bulunabilir. Genellikle firma ortakları ücretlerini huzur hakkı olarak almaktadır. Ancak TEYDEB huzur hakkını kabul edilen gider kalemlerinden saymaz. Bu nedenle firmalar projede maliyet belirtilecek firma ortağı için genel kurulu kararı alır. Bu karar, projede görev alacak personelin aylık bazda alacağı ücreti göstermelidir.
Burada hemen Küçük ya da Orta Ölçekli KOBİ’ler projelerinde çalışan kuruluş ortakları için maaş talebinde bulunulamayacağını hatırlatalım.
Personel maliyetlerinin geliştirilmesinde, başvuru tarihinden önceki 6 aylık maaş bordroları dikkate alınır. Burada, brüt ücret, SGK işveren payı ve işsizlik işveren payı dikkate alınır. Ek olarak, şayet personellere ikramiye veriliyorsa bu giderin beyanı için personellerin sözleşmesinde tanımlı ikramiyeler veya toplu iş sözleşmesinde kapsamında tanımlı ikramiyeler dikkate alınır. Bunların haricinde, fazla mesai, prim, yol, yemek, yakacak ve benzeri giderler dikkate alınmaz.
TEYDEB proje bütçelerinde personeller için belirtilebilecek üst limitleri sunumumuzdan bir görselle verelim.
Seyahat Giderleri
TÜBİTAK TEYDEB projelerinde proje personeline ait ekonomi sınıfı uçak bileti giderleri bütçeye dahil edilebilir. Planlanan seyahatler proje süresi içerisinde proje faaliyetleriyle ilişkili olmalıdır.
Alet-Teçhizat-Yayın-Yazılım Giderleri
TEYDEB projelerinde en dikkatli planlanması gereken bütçe kalemlerinden biri alet-teçhizat, yayın ve yazılım giderleridir. Bu kalemler, hakemler tarafından çoğu zaman altyapı yatırımı olarak değerlendirilme riski taşıdığı için özellikle dikkatle gerekçelendirilmelidir. TEYDEB, Ar-Ge destekleriyle mevcut altyapıyı genişletmeyi amaçlamaz.
Bu nedenle başvuru sahipleri, Ar-Ge çalışmalarında doğrudan kullanacakları ekipmanları proje bütçesine dahil etmelidir. Yazılım giderleri için de aynı yaklaşımı uygulamak gerekir.Yazılım lisansları proje faaliyetleriyle doğrudan ilişki kurmalıdır. Örneğin genel kurumsal kullanım amacı taşıyan ERP gibi yazılımlar Ar-Ge ile doğrudan bağlantılı olmadığı için TEYDEB proje bütçesine dahil edilmemelidir.
Ar-Ge Kuruluşlarına Yaptırılan İşlere İlişkin Giderler
Ar-Ge kuruluşu; bilimsel ve teknik bilgi birikimini artırmak, yeni ürünler/süreçler geliştirmek veya mevcutları iyileştirmek amacıyla sistematik, yaratıcı ve yenilikçi faaliyetler yürüten birimlerdir. Şayet projede üniversiteler, teknoparklar, Teknoloji Transfer Ofisleri ya da Ar-Ge şirketlerinden destek alnacaksa, bu gider kaleminde bütçelendirilmelidir.
Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus özellikle bir akademisyenle çalışılacaksa, akademisyen ve firma sahibi arasındaki ilişkinin sözleşmeyle tanımlı olmasıdır. Şayet akademisyen desteği üniversite üzerinden direkt alacaksa, akademisyen proje planı ile kendi bölümüne başvurur. Birimden görevlendirme çıkması halinde projede görev alabilir.
Danışmanlık ve Hizmet Alımı Giderleri
Bu gider kaleminde, başvuru sahibin firma dışından alacağı hizmetlere ilişkin giderleri bütçelendirir. Bu giderlere
- YMM Rapor Hazırlama Hizmeti
- Proje Yazım Hizmeti
- Eğitim
- Test/Analiz
- İşçilik
- Ara Mamül Üretimi
- Kalıp Tasarımı ve Üretimi
- Konferans/Fuar Katılımı
örnektir. Bu gider de tıpkı Alet-Teçhizat-Yayın-Yazılım bütçe kalemi gibi dikkatli düzenlenmelidir. İşletmenin yetenekleri dahilinde olmayan ya da yetenek geliştirmeyi planlamadığı fakat proje kapsamında gerek duyduğu faaliyetler burada beyan edilmelidir. Ar-Ge niteliği olan dış kaynak alımları ise burada beyan edilmemelidir. Şayet proje sahibi Ar-Ge niteliği olan bir işi firma dışından temin ediyorsa, projeye olan özgün katkısı düşer. Bu da projenin reddolmasına yol açabilir.
Malzeme Giderleri
Başvuru sahipleri, prototip üretiminde kullanacakları malzemelere ilişkin giderleri bu kalemde beyan eder. Proje yapısına göre tek bir prototip veya birden fazla prototip için malzeme bütçesi geliştirilebilir.
Bu giderde proje sahiplerini en çok bütçeyi çıkarmak zorlar. Çünkü bilindiği gibi program, henüz başlanmamış projeleri destekler. Bu da malzeme bütçesini oluşturmayı zorlaştırır. Özellikle makine projelerinde bu zorluk malzemeleri gruplandırarak ve tahmini bir maliyet vererek çözülebilir.
Başvuru sahipleri, TEYDEB bütçe kalemlerini oluştururken özellikle ithal malzeme ve ürünlerde oluşabilecek kur artışı riskini dikkate almalıdır. Kurum, piyasa araştırması kapsamında başvuru sahiplerinden herhangi bir proforma fatura veya teklif talep etmez. Bu durum, proje bütçesini oluştururken başvuru sahiplerine belirli ölçüde esneklik sağlar. Destek ödemelerinde ise kurum, ilgili gider kalemleri için fatura tarihindeki döviz kurunu esas alır. Bu nedenle başvurularda mümkün olduğunca gerçeğe yakın bir bütçe oluşturulmasını tavsiye ediyoruz.
Öte yandan kurum, proje yürütme sürecinde sunulan gerekçeleri değerlendirir ve gerekli gördüğü durumlarda bütçe kalemlerinde değişiklik yapılmasına izin verir. Örneğin başvuru sahipleri, başvuru sırasında gözden kaçırdıkları bir malzeme için dönem raporlarında destek talep eder. Aynı şekilde proje kapsamında kullanılan bir malzemeyi değiştirmek de mümkündür. Ancak başvuru sahipleri bu tür değişiklikler için mutlaka gerekçeli bir açıklama sunmalıdır.
TEYDEB Proje Bütçesinde En Çok Yapılan Hatalar
TEYDEB proje başvurularında birçok firma teknik olarak güçlü projeler hazırlasa da bütçe kurgusundaki hatalar nedeniyle değerlendirme sürecinde olumsuz geri dönüş alabilmektedir. Özellikle aşağıdaki hatalar hakem değerlendirmelerinde sıkça karşılaşılan durumlardır.
Proje Faaliyetleriyle İlişki Kurmayan Giderler
Bütçede yer alan her giderin proje faaliyetleri ile doğrudan ilişkisi kurulmalıdır. Proje kapsamıyla ilgisi zayıf görülen giderleri hakemler sorgular ve bütçenin güvenilirliğini düşürür.
Altyapı Yatırımı Gibi Görünen Alet-Teçhizat Talepleri
Ar-Ge projelerinde desteklenen ekipmanlar proje faaliyetleri için gerekli olmalıdır. Genel altyapı yatırımı gibi görünen talepler hakemler tarafından olumsuz değerlendirilir. Örneğin bir yazılım projesinde görev alan her personel için bilgisayar gideri oluşturmak yanlıştır.
Gerçekçi Olmayan Maliyet Tahminleri
Aşırı düşük veya piyasa koşullarından kopuk maliyet tahminleri bütçenin gerçekçiliğini zayıflatır. Bu nedenle bütçe hazırlanırken piyasa fiyatlarına yakın tahminler yapmak önemlidir.
Personel planlaması ile bütçenin uyumsuz olması
İş planında belirtilen faaliyetler ile personel bütçesi arasında uyumsuzluk olmamalıdır.
Bu nedenle TEYDEB proje bütçesi hazırlanırken yalnızca maliyetleri listelemek değil, aynı zamanda bütçenin proje planıyla tutarlı bir şekilde kurgulanması gerekir.
TEYDEB 1501 ve 1507 Projelerinde Bütçe Dağılımı
TEYDEB projelerinde bütçe kalemleri proje türüne göre farklı ağırlıktadır. Özellikle yazılım projelerinde personel giderleri toplam bütçenin büyük bölümünü oluşturur. Buna karşın, makine ve üretim projelerinde malzeme ve alet-teçhizat giderlerinin oranı artabilir.
Hakem değerlendirmelerinde önemli olan unsur bütçenin büyüklüğü değil, bütçe kalemlerinin proje faaliyetleriyle tutarlı şekilde dağıtılmasıdır.
Sonuç: TEYDEB Proje Bütçesi Projenin Başarısını Doğrudan Etkiler
TEYDEB proje bütçesi yalnızca maliyetleri yazdığınız bir tablo değildir. Doğru bir bütçe kurgusu, projenin gerçekçiliğini artırır. Öte yandan yanlış bütçe kurgusu da proje reddine neden olur.
TÜBİTAK 1501 ve 1507 programları için proje bütçesi hazırlama, iş planı kurgulama veya başvuru süreci hakkında destek almak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.
